4. Planning en organisatie van implementatie

Succesvolle implementatie van nieuwe werkwijzen in de patiëntenzorg blijkt deels te worden bepaald door een goede organisatie van activiteiten. Planmatig werken betekent niet dat niet meer van het plan kan worden afgeweken. Om de implementatieactiviteiten goed uit te voeren, is meestal een team nodig dat de activiteiten aanstuurt, coördineert en communiceert en dat – waar nodig – ondersteuning biedt bij de uitvoering. Belangrijk zijn onder meer leiderschap, coördinatievaardigheden, technische vaardigheden, administratieve competentie en draagvlak. Diverse auteurs spreken over een ‘cultuur van verandering’ en een ‘receptieve omgeving’ als voorwaarden voor het realiseren van een veranderingsproces. Het is niet altijd duidelijk wat hieronder precies wordt verstaan en hoe dit zou kunnen worden gemeten. Vaak wordt op de centrale en leidende rol van artsen gewezen als het gaat om het realiseren van veranderingen in de patiëntenzorg. Veel artsen zien kwaliteits- en veiligheidsmanagement echter als ‘iets van het management’ en als een manier om de kosten te drukken. Jargon en missionerende managementbenaderingen kunnen daarom beter worden vermeden. In de praktijk blijkt ‘medisch leiderschap’ geen sinecure. De meeste zorgverleners werken in netwerken en teams en zijn voor de effectiviteit van hun eigen handelen afhankelijk van anderen. Met de team climate inventory, kortweg TCI genoemd, kan worden bepaald of teams daadwerkelijk goed met elkaar samenwerken, of doelen helder zijn, of iedereen zich veilig voelt in het team, en of het team er daadwerkelijk op gericht is om het beste te bereiken. Omdat het moeilijk is een bepaalde setting vooraf helemaal te doorgronden, betrekt men bij voorkeur vertegenwoordigers uit de doelgroep bij de analyse van de problemen, bij de selectie van maatregelen om de verandering te realiseren en bij het opstellen van een plan voor de implementatie van de verandering. Ervaringen met projecten leren dat het best gestart kan worden met een kleine groep enthousiaste zorgverleners, praktijken of instellingen. Vaak straalt de leiding van een instelling of beroepsgroep aanvankelijk enthousiasme uit en neemt initiatieven om verandering op gang te brengen, maar wordt de feitelijke uitvoering vervolgens gedelegeerd. Dat kan de ingezette verandering weer tenietdoen. Een consistente visie op verbetering van de zorg, het stellen van concrete, ambitieuze doelen, het hanteren van strikte deadlines en het vervullen van een voorbeeldfunctie zijn belangrijk vooreen dergelijke leiding. De voorbereiding van een implementatieproject omvat ook een aantal praktische maatregelen, waaronder het maken van een tijdsplanning (een concreet tijdpad voor de verschillende onderdelen van het project of plan) en het toebedelen van taken en verantwoordelijkheden aan diverse betrokkenen. Daartoe wordt het project in onderdelen opgedeeld, wordt beschreven wat elk onderdeel aan concrete werkzaamheden inhoudt, wie welke taken zal uitvoeren en wie eindverantwoordelijk is voor het resultaat. Een passend budget (uiteraard verschillend voor een landelijk, lokaal, dan wel instellings- of praktijkgebonden plan) met voldoende financiële middelen en beschikbaar personeel is meestal een voorwaarde voor succes.